Polityka opisuje przetwarzanie danych w serwisie Hais Cloud (www.hais.cloud), panelu użytkownika i kierowcy oraz aplikacji mobilnej. Obejmuje dane przekazywane przez użytkowników, dane otrzymywane od ich organizacji i z integracji oraz informacje techniczne związane z korzystaniem z usług. Powiadomienia w aplikacji i rejestracja prywatnych przejazdów GPS są funkcjami planowanymi; ich opis nie oznacza, że są już uruchomione.
Operatorem Hais Cloud jest BitBus Mateusz Trafny, ul. Korfantego 9/1, 66-400 Gorzów Wielkopolski, NIP 5993234791. Kontakt w sprawach danych osobowych: [email protected].
BitBus jest administratorem danych w zakresie, w którym sam określa cele i sposoby ich przetwarzania, w szczególności obsługi kontaktu i własnych usług.
Gdy organizacja korzystająca z Hais Cloud określa cele przetwarzania danych swoich użytkowników lub kierowców, jest administratorem tych danych, a operator może przetwarzać je na jej zlecenie. Dotyczy to w szczególności organizacji pracy, grafików, przejazdów i rozliczeń. Szczegółowy podział obowiązków wynika z rzeczywistego sposobu korzystania z usługi i właściwych umów. Informacje o przetwarzaniu przez organizację należy uzyskać również od niej.
Serwis – Hais Cloud dostępny pod adresem www.hais.cloud wraz z panelem i powiązaną aplikacją mobilną.
Użytkownik – osoba korzystająca z serwisu, w tym osoba posiadająca konto użytkownika lub kierowcy.
Organizacja – podmiot korzystający z Hais Cloud do obsługi własnej działalności oraz kont przypisanych do tej organizacji.
Administrator danych – podmiot określający cele i sposoby przetwarzania danych w danym zakresie, zgodnie z poprzednią sekcją.
Zakres danych zależy od rodzaju konta, udostępnionych funkcji oraz informacji wprowadzonych przez użytkownika lub jego organizację:
– kontakt, wyceny i zamówienia: dane identyfikacyjne i kontaktowe, treść korespondencji, informacje o zamówieniu oraz dane do faktury;
– konto i profil: identyfikator konta, login, imię i nazwisko, adres e-mail, telefon kierowcy, zdjęcie profilowe, płeć i dodatkowe informacje profilowe, jeżeli zostały podane; przynależność do organizacji, role, uprawnienia, status i daty obsługi konta;
– uwierzytelnianie: skrót hasła, dane weryfikacji konta, zmiany i odzyskiwania hasła oraz sesji;
– bezpieczeństwo: adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu (User-Agent), daty i liczba logowań oraz prób logowania, blokady i przybliżona lokalizacja ustalana z IP;
– aplikacja mobilna: identyfikator instalacji, platforma Android/iOS, skróty tokenów oraz daty utworzenia, użycia i wygaśnięcia sesji;
– działalność w organizacji: dyspozycyjność, grafiki, zmiany, przypisane pojazdy, dane kursów, tras i rozliczeń oraz raporty, zgłoszenia, załączniki i historia zmian powiązane z użytkownikiem lub kierowcą.
Dane pochodzą od użytkownika, od osób uprawnionych w jego organizacji, z automatycznej obsługi serwisu oraz z integracji używanych przez organizację, w tym Bolt i Tekom. Dane z integracji mogą obejmować identyfikatory i dane kontaktowe kierowcy, informacje o pojeździe, czasie, przebiegu, lokalizacji i wartości kursów. Opis planowanych powiadomień i GPS znajduje się w osobnych sekcjach.
Obsługa zapytań, przygotowanie oferty i realizacja usługi odbywają się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy dotyczą umowy z osobą, której dane przetwarzamy, lub działań podejmowanych na jej żądanie przed zawarciem umowy. Kontakt z przedstawicielami kontrahentów opiera się na uzasadnionym interesie utrzymywania kontaktów gospodarczych (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Prowadzenie konta i udostępnianie funkcji serwisu służą wykonaniu umowy z użytkownikiem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a dla kont osób działających w imieniu organizacji – uzasadnionemu interesowi obsługi tej organizacji i zarządzania dostępem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Rejestrowanie logowań, obsługa sesji, zapobieganie nadużyciom, historia zmian i wyjaśnianie incydentów służą uzasadnionemu interesowi zapewnienia bezpieczeństwa i rozliczalności serwisu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Dokumenty księgowe są przetwarzane w celu wykonania obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a dane niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie uzasadnionego interesu ochrony praw (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Podstawę przetwarzania danych w celu organizacji pracy i rozliczeń kierowców określa właściwy administrator tych danych. Samo posiadanie konta nie stanowi zgody na dowolne wykorzystanie informacji o kierowcy.
Podanie danych wymaganych do założenia i zabezpieczenia konta lub wykonania usługi jest warunkiem korzystania z odpowiedniej funkcji. Brak tych danych może uniemożliwić logowanie, kontakt lub realizację usługi. Uzupełnianie dodatkowych informacji profilowych jest dobrowolne.
Planowana funkcja będzie służyć przekazywaniu komunikatów dotyczących konta i korzystania z usługi. Powiadomienia mogą być prezentowane w aplikacji, a po wdrożeniu odpowiedniego kanału – również jako powiadomienia push.
Obsługa powiadomień może wymagać przetwarzania identyfikatora konta, ustawień powiadomień, treści komunikatu oraz informacji o jego wysłaniu lub odczytaniu. W przypadku push dochodzi identyfikator dostarczania powiadomień (token powiązany z instalacją aplikacji) i platforma urządzenia.
Przed uruchomieniem push użytkownik otrzyma informację o dostawcy tego kanału, zakresie przekazywanych mu danych i sposobie wyłączenia powiadomień. Odbieranie push będzie wymagało uprawnienia systemowego, jeżeli wymaga go Android lub iOS; uprawnieniem można zarządzać w ustawieniach urządzenia.
Podstawa przetwarzania zależy od celu komunikatu: powiadomienia związane z realizacją usługi podlegają zasadom opisanym w sekcji o celach przetwarzania. Powiadomienia marketingowe wymagające zgody będą wymagały odrębnego jej uzyskania. Zgoda systemowa na push nie jest zgodą na marketing.
W aplikacji planowana jest możliwość użycia dokładnej lokalizacji GPS w celu rejestracji prywatnych przejazdów. Zakres może obejmować współrzędne geograficzne i czas ich odczytu, trasę, punkt rozpoczęcia i zakończenia, czas trwania i dystans oraz powiązanie przejazdu z kontem lub pojazdem. Jest to odrębne przetwarzanie od przybliżonej lokalizacji ustalanej z adresu IP podczas logowania.
Przed włączeniem tej funkcji użytkownik otrzyma szczegółowe informacje o administratorze danych, podstawie prawnej, sposobie rozpoczęcia i zakończenia rejestracji, ewentualnym działaniu w tle, osobach mających dostęp do prywatnych tras oraz okresie ich przechowywania. Informacje te będą uwzględniały ostateczny sposób działania funkcji.
Dostęp aplikacji do GPS będzie wymagał odpowiedniego uprawnienia w systemie urządzenia. Ewentualne zbieranie lokalizacji w tle wymaga uprzedniego wyraźnego poinformowania o tym użytkownika i odpowiedniego uprawnienia systemowego. Uprawnienie urządzenia nie zastępuje podstawy prawnej przetwarzania danych.
Jeżeli podstawą będzie zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), będzie ona odrębna, dobrowolna i możliwa do wycofania. Odmowa dostępu do lokalizacji lub jego cofnięcie uniemożliwi rejestrację GPS w zakresie zależnym od tego dostępu; nie stanowi zgody na usunięcie zapisanej wcześniej historii. Zasady usuwania historii będą przedstawione przed uruchomieniem funkcji.
Niniejszy opis planowanej funkcji ani samo korzystanie z serwisu nie upoważniają do rozpoczęcia śledzenia lokalizacji lub udostępniania prywatnych tras organizacji.
Dostęp do danych w serwisie zależy od rodzaju konta, przypisania do organizacji i nadanych uprawnień. Dane dotyczące działalności organizacji są dostępne jej uprawnionym użytkownikom w zakresie obsługiwanych funkcji. Szczegółowe zasady dostępu do planowanej historii prywatnych przejazdów GPS zostaną przedstawione przed jej uruchomieniem.
Odbiorcami danych mogą być dostawcy hostingu, infrastruktury, poczty elektronicznej, obsługi technicznej i integracji, w zakresie niezbędnym do wykonania świadczonych usług, oraz podmioty uprawnione do otrzymania danych na podstawie przepisów prawa. Gdy dostawca przetwarza dane na zlecenie administratora, zasady powierzenia wymagają odpowiedniej umowy.
Podczas logowania przez stronę adres IP jest przekazywany do usługi ip-api.com w celu ustalenia przybliżonej lokalizacji (miasto, region, kraj), zapisywanej w historii logowania. Nie jest to lokalizacja GPS urządzenia.
Przed wdrożeniem powiadomień push i GPS informacje o odbiorcach zostaną uzupełnione o faktycznie wybranych dostawców. Jeżeli przetwarzanie wiąże się z przekazaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, obowiązek informacyjny obejmuje także właściwe państwa lub odbiorców, podstawę przekazania i stosowane zabezpieczenia. Informacji o odbiorcach i zasadach przekazywania danych można żądać pod adresem kontaktowym wskazanym powyżej.
Okres przechowywania zależy od celu: dane konta są potrzebne do obsługi dostępu i usługi, korespondencja – do zakończenia sprawy, a dane grafików, przejazdów i rozliczeń – do realizacji zadań właściwej organizacji. Przy ustalaniu dalszego okresu należy uwzględnić obowiązujące terminy przechowywania dokumentacji i przedawnienia roszczeń. Dane przechowywane dla konkretnego sporu powinny być ograniczone do zakresu niezbędnego do jego zakończenia.
Dla logów bezpieczeństwa i historii zmian kryteriami są czas potrzebny do wykrycia i wyjaśnienia incydentów oraz zapewnienia rozliczalności. Dezaktywacja konta lub wylogowanie nie oznaczają automatycznego usunięcia historii logowań, zmian ani danych organizacji.
Token dostępu w aplikacji mobilnej jest ważny do 15 minut, a sesja i token odświeżania – do 30 dni od logowania. Wygasłe rekordy sesji są usuwane partiami podczas kolejnych prób logowania lub zmiany hasła; wygaśnięcie nie oznacza ich natychmiastowego usunięcia z bazy.
Synchronizacja Bolt usuwa rekordy kursów starszych niż 6 miesięcy według daty rozpoczęcia kursu lub dojazdu. Reguła ta dotyczy danych kursów objętych synchronizacją, a nie wszystkich danych kierowcy ani całej dokumentacji rozliczeniowej.
Okresy przechowywania danych planowanych powiadomień oraz prywatnych tras GPS zostaną określone i przekazane użytkownikowi przed uruchomieniem tych funkcji. W sprawie okresu przechowywania danych powierzonych przez organizację należy kontaktować się również z tą organizacją.
Na warunkach określonych w RODO użytkownik może żądać dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a w przypadkach przewidzianych prawem – przeniesienia danych. Zakres praw zależy od podstawy i okoliczności przetwarzania; usunięcie danych nie zawsze jest możliwe, np. gdy ich zachowania wymaga prawo.
W przypadku przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie można wnieść sprzeciw z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją użytkownika. Wobec przetwarzania do celów marketingu bezpośredniego sprzeciw można wnieść w dowolnym momencie.
Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z właściwym administratorem. Nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem. Wyłączenie uprawnienia GPS lub push w telefonie ogranicza odpowiedni dostęp aplikacji, ale samo w sobie nie usuwa danych zapisanych wcześniej.
Wnioski dotyczące przetwarzania przez BitBus można kierować na [email protected]. Jeżeli dane są przetwarzane na zlecenie organizacji, wniosek należy skierować do niej; operator pomaga w ustaleniu właściwego adresata. Przy realizacji wniosku może być konieczne potwierdzenie tożsamości.
Użytkownik ma prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
Polityka ma charakter informacyjny. Korzystanie z serwisu lub zapoznanie się z polityką nie oznacza udzielenia zgody na przetwarzanie danych wymagające odrębnej zgody, marketing, powiadomienia push ani rejestrowanie lokalizacji GPS.
Treść będzie aktualizowana wraz ze zmianami usług i zasad przetwarzania. Nowy cel przetwarzania lub uruchomienie funkcji wymagającej dodatkowych informacji wymaga przekazania ich użytkownikowi przed rozpoczęciem takiego przetwarzania. Data aktualizacji widoczna jest na początku dokumentu.